Villa Solaris

Dataskyddsbeskrivning

Våra användares integritet är väldigt viktig för oss, och vi är fast beslutna att skydda den. Via vår webbplats kan vi samla in personuppgifter för att hantera ansökningar till daghemmet. En närmare beskrivning av behandlingen av personuppgifter inom vår verksamhet hittar du nedan. Dessa principer gäller även i tillämpliga delar vår webbplats.

Registrets namn
Daghemmet Villa Solaris kundregister
Registeransvarig
Understödsföreningen för ett privat svenskspråkigt daghem i Åbo r.f.
Havregatan 24 A, 20740 Åbo
e-post: villa.solaris@abo.fi
Tel. + 358 400 283880
FO-nummer: 0579990-7

Kontaktperson i ärenden som gäller behandling av personuppgifter
Paula Rajalin
Havregatan 24 A, 20740 Åbo
e-post: villa.solaris@abo.fi
Tel. + 358 400 283880

Personer som behandlar personuppgifter
Personuppgifter behandlas av följande personer och enheter på daghemmet:
– Daghemsföreståndaren, barnträdgårdslärare, barnskötare, kökspersonalen, assistenter och vikarier i anknytning till sina arbetsuppgifter.
– Styrelsemedlemmarna i anknytning till de till styrelsen tillhörande uppgifterna.

De registrerade
Vårdnadshavaren/-na, barnet

Regelmässiga uppgiftskällor
Barnets vårdnadshavare, anställda inom daghemmet, Åbo stad.

Insamling av personlig information/Registrets datainnehåll
• Barnets namn, personbeteckning, kontaktuppgifter, modersmål, kontaktspråk
• Vårdnadshavarens/-nas namn, personbeteckning samt kontaktuppgifter och yrke
• Namn och ålder på syskon
• Uppgifter om andra avhämtare än vårdnadshavare och deras kontaktuppgifter
• Vårdbehovet och omfattning av vården, barnets dagliga närvarotider
• Ansökan, information om mottagande av plats, uppehåll och uppsägning av plats
• Nödvändig information om barnets hälsotillstånd (eventuella sjukdomar, allergier, medicinering etc.)
• Information som är nödvändig för upprätthållandet av den dagliga verksamheten (t.ex. får barnet äta godis, får barnet åka buss, får barnet delta i olika evenemang utanför verksamhetsplatsen mm.)
• Information om uppgifter som de registrerade själva lämnat in till daghemmet (t.ex. information om barnets allergier, tillstånd för fotografering mm.)
• Planen för småbarnspedagogik
• Överföringsdokument till förskolan

Användning av din personliga information
Uppgifterna behövs för ordnande av småbarnspedagogik på daghemmet Villa Solaris. Uppgifterna används för att göra upp avtal, för fakturerings-, betalnings och bokföringsändamål samt för att kommunikation med familjerna.

Regelmässig överlåtelse av uppgifter
Uppgifter om småbarnspedagogik är sekretessbelagda.
Personuppgifter överlåts endast på en specificerad begäran om uppgifter till myndighet som har rätt att ta del av uppgifterna (t.ex. barnskyddet)
Personer som behandlar uppgifterna har tystnadsplikt, som fortgår efter att klient och vårdrelationen har upphört.
Bokföringsbyrån som handhar klientfaktureringen får månatligen tillgång till de uppgifter som anknyter till faktureringen.
Om ett barn byter verksamhetsenhet överförs barnets handlingar till det nya stället med vårdnadshavarens tillstånd.
Småbarnspedagogiken kan med stöd av 41 § i lagen om grundläggande utbildning överlåta sådana sekretessbelagda uppgifter om barnet till förskoleundervisningen som är nödvändiga för att ordna barnets vederbörliga förskoleundervisning.
Vi kommer inte att överlämna din personliga information till tredje part för deras eller någon annan tredje parts direkta marknadsföring utan ditt uttryckliga medgivande.

Överföring av uppgifter utanför EU eller det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet
Uppgifter överlåts inte utanför EU och det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Principer för skyddet av registret
De personer som har rätt till registeruppgifterna får endast behandla personuppgifter som behövs för genomförandet av de uppgifter som rätten avser (arbetsuppgifter mm).
Särskild uppmärksamhet fästs vid skydd av sekretessbelagda och känsliga uppgifter i arbetsprocesserna.
Uppgifterna i registret är tillgängliga enbart för de personer som har rätt till registeruppgifterna enligt ovanstående.
Handlingar som behandlas i pappersformat förvaras bakom lås och förstörs i en dokumentförstörare. Digitala handlingar sparas på daghemmets dator, som är skyddat med användarnamn och lösenord.
Daghemmets Ipads och telefoner är skyddade med lösenord. Bara de i personalen som har rätt till uppgifterna har användarkoder till datorer, Ipads, telefoner och e-post.

Förvaring, arkivering och utplåning
Uppgifterna förvaras enbart så länge som lagligen krävs eller för den tid uppgifterna behövs.

Information om registret till den registrerade
Dataskyddsbeskrivningen finns på Daghemmet Villa Solaris webbsida.

Den registrerades rätt till insyn
Den registrerade har rätt till insyn över personuppgifter om sig själv. För en minderårigs del utövas denna rätt av en vårdnadshavare eller annan laglig företrädare. Den registrerade/vårdnadshavaren/företrädaren har rätt att ta del av och titta på uppgifterna om den registrerade och att på begäran få dem utskrivna.
Utövande av rätten till insyn är gratis om det förflutit över ett år sedan den registrerade senast kontrollerade uppgifterna.
Begäran om insyn ställs av den registrerade vid ett personligt besök hos den registeransvarige eller i en egenhändigt undertecknad eller på ett därmed jämförbart sätt bestyrkt handling.
Begäran tillställs den registeransvarige.
Insynen ordnas utan dröjsmål och kan endast i undantagsfall förvägras.
Den som överlåter registeruppgifter försäkrar sig om den registrerades/företrädarens identitet och kontrollerar vid behov identiteten före överlåtelsen.
Om överlåtelse av begärda uppgifter förvägras ges den registrerade skriftligt intyg över detta. Ur intyget ska framgå skälet till att insyn har förvägrats. Den registerade/företrädaren har därefter rätt att föra saken till dataombudsmannen. http://www.tietosuoja.fi/sv/index.html

Rättelse av uppgift
Den registeransvarige ska utan obefogat dröjsmål på eget initiativ eller på yrkande av den registrerade rätta, utplåna eller komplettera en personuppgift som ingår i ett personregister och som med hänsyn till ändamålet med behandlingen är oriktig, onödig, bristfällig eller föråldrad.
Den registrerade/företrädaren har rätt att kräva rättelse av en uppgift. Uppgiften rättas utan obefogat dröjsmål. Begäran om rättelse ska lämnas skriftligt. Den som överlåter registeruppgifter försäkrar sig om den registrerade/företrädarens identitet och kontrollerar vid behov identiteten före överlåtelsen.
Begäran om rättelse tillställs registeransvarige. Om rättelse av uppgifter förvägras, ges den registrerade ett skriftligt intyg om detta. Ur intyget framgår skälet till att insyn har förvägrats. Den registrerade/företrädaren har därefter rätt att föra saken till dataombudsmannen. http://www.tietosuoja.fi/sv/index.html